Jefe de vehículos de ocasión: de la entrega al anuncio

Son las 8:00 de un lunes. Andrés se sirve un café, abre el informe de stock y el tablero de preparación uno junto al otro y hace lo de cada lunes: busca coches listos pero invisibles. Es jefe de vehículos de ocasión en un concesionario mediano, con unos noventa coches de ocasión en campa. Sobre el papel, ocho coches terminaron el reacondicionamiento el jueves pasado. En la web todavía no existe ninguno. Esta es su semana, de la entrega al anuncio, con la parte práctica para quien dirige un departamento de VO o quiere hacerlo.

Jefe de vehículos de ocasión: qué hace

El jefe de vehículos de ocasión (jefe de VO) dirige el departamento de usados de un concesionario: compra y tasa los coches, fija precios, gestiona el reacondicionamiento y se asegura de que cada coche esté online, bien presentado, lo antes posible. El objetivo es fácil de decir y difícil de cumplir: rotar el stock con buen margen sin que los coches envejezcan en la campa. Gran parte del trabajo es gestionar el tiempo, porque cada día de stock cuesta dinero.

En la práctica, la semana se compone de estas tareas:

• Compra de stock: tasación de vehículos de entrega, subastas, compras directas a particulares.
• Precios: fijarlos y ajustarlos según el mercado y la antigüedad en stock.
• Reacondicionamiento: decidir qué necesita cada coche, aprobar costes y hacerlo pasar por taller y preparación.
• Presentación online: fotos, descripción, ficha del vehículo en la web, portales y campañas.
• Stock envejecido: detectar los coches que no se mueven y decidir qué hacer con ellos.
• Gestión del equipo: comerciales, personal de campa, quien coordina la preparación y a veces el fotógrafo.

8:20 – Ocho coches que solo existen en la campa

Andrés recorre la campa con la lista. Los ocho coches están ahí, lavados y preparados: un Seat Ateca, dos Renault Captur, un Toyota C-HR, un Volkswagen Tiguan y tres más. Limpios, revisados, con precio. Pero nadie los ha fotografiado, porque el viernes quien hace las fotos estaba con las entregas y el sábado llovió.

Andrés hace la cuenta que no le gusta hacer: ocho coches, cuatro días cada uno en los que nadie online podía verlos. Reacondicionado no es lo mismo que listo para la venta. Un coche que no se ve en la web no puede generar un contacto.

Cuándo un coche de ocasión está listo para la venta

Un coche de ocasión está listo para la venta cuando está revisado, reacondicionado, preparado, con precio y publicado online con una serie completa de fotos. Algunos concesionarios se quedan en la parte física (el coche está en exposición, limpio y seguro). Andrés usa la versión más exigente: si el anuncio no está online, el coche no está listo.

• Revisión completada y documentada.
• Reacondicionamiento mecánico y estético hecho.
• Preparación interior y exterior.
• Precio introducido en el sistema de gestión.
• Fotos con la lista de tomas completa.
• Ficha online en la web y anuncios activos en los portales.

Dónde se pierden los días: reacondicionamiento, fotos, cola de publicación

Cuando Andrés desglosa el tiempo entre la entrega y el coche listo, encuentra tres bloques:

• Reacondicionamiento: espera de elevador en el taller, recambios pedidos, aprobación de costes extra, espera de preparación.
• Fotos: el coche está limpio, pero nadie está libre para fotografiarlo, hace mal tiempo o el punto de fotos está ocupado.
• Cola de publicación: fotos en una cámara o un portátil, esperando retoque, renombrado y subida.

Del reacondicionamiento habla todo el mundo. Fotos y publicación son los bloques que se esconden. Como referencia existe un dato del mercado italiano (Osservatorio Web Industry 2024): time to market medio del usado en torno a 45 días, con 11 días entre fotos y publicación frente a 1 de los mejores operadores. Es un benchmark del mercado italiano, no un resultado de CarTake ni un dato español, pero describe algo que Andrés reconoce: la parte final del proceso, cuando el coche ya está limpio, puede durar más de lo que se piensa. El análisis completo está en el artículo sobre el time to market del stock en el concesionario.

9:00 – Una nueva regla: fotos justo después de la preparación

Andrés cambia una regla. Desde hoy, cuando un coche sale de preparación va directo al punto de fotos, antes de aparcarlo en la fila. Lucía, la preparadora de campa, lo fotografía ahí con la app CarTake Photo: escanea matrícula o VIN, sigue la secuencia de captura guiada y la app marca las fotos borrosas o subexpuestas antes de mover el coche.

Ya no hay paso de retoque. Cada foto se procesa en cuanto se hace (las páginas de CarTake indican 30-60 segundos por imagen): fondo eliminado, coche colocado en la Digital Room del concesionario, matrícula oculta o sustituida por la del concesionario, según decida el equipo. Después, las fotos se entregan automáticamente a través de las integraciones del concesionario a la web y a los portales. Un coche que sale de preparación por la mañana puede estar online el mismo día.

A las 16:00 los ocho coches de la semana pasada están fotografiados. Andrés no lo ve como un milagro: es un proceso que por fin no tiene esperas entre coche limpio y coche online. Más detalles sobre el enfoque en la página de fotos con IA para concesionarios.

Qué necesita una buena ficha de vehículo online

La presentación online es todo lo que hace que un coche parezca merecer una visita. Para Andrés se resume en la ficha del vehículo en la web y en los portales, porque ahí es donde el comprador decide si llama, escribe o pasa al siguiente.

• Una serie de fotos completa y uniforme: mismos ángulos y mismo escenario en cada coche, para que el stock parezca de un solo concesionario.
• Una portada limpia: el tres cuartos delantero, en la Digital Room, con la matrícula resuelta.
• Interior y detalles: salpicadero, asientos, maletero, cuentakilómetros, llantas.
• Defectos mostrados con honestidad: evitan sorpresas y citas inútiles.
• Una vista 360° del vehículo, para quien quiere rodear el coche antes de ir al concesionario.
• Un vídeo generado a partir de las fotos, para la ficha, los portales y las redes sociales.
• Una descripción coherente con las fotos: equipamiento, historial, qué se ha reacondicionado.

Jueves – El stock envejecido recibe un segundo empujón

El jueves Andrés revisa la antigüedad del stock. Seis coches llevan en la campa más tiempo del que querría. Dos reciben un ajuste de precio. Para los otros cuatro el problema puede ser la visibilidad: los selecciona y CarTake crea los anuncios con sus fotos y los publica en Meta (Facebook, Instagram), TikTok y Google. Andrés elige los coches y las campañas; CarTake crea y publica los anuncios de coches en redes sociales.

Sabrá la semana que viene si ha servido, mirando las visitas a la ficha y los contactos de esos cuatro coches en sus propias herramientas. No antes.

Qué debe medir un jefe de VO

Andrés tiene una lista corta. Los números salen del sistema de gestión, de la analítica de la web y de los paneles de los portales, y los compara con su propio punto de partida, no con medias externas.

• Tiempo desde la llegada hasta el coche listo: del día de la entrega al día en que el anuncio está online.
• Tiempo de reacondicionamiento: del inicio de los trabajos a la salida de preparación.
• Tiempo de fotos a online: de la primera foto al anuncio visible.
• Porcentaje del stock online con la serie de fotos completa.
• Días en stock y coches envejecidos, revisados cada semana.
• Visitas a la ficha y contactos por coche, desde la web y los portales.

Checklist de la entrega al anuncio online

• Día de la entrega: notas de tasación, llaves registradas, coche recepcionado.
• Revisión: lista de trabajos, presupuesto, aprobación.
• Reacondicionamiento: taller, recambios, estética, con fecha objetivo.
• Preparación: interior y exterior, listo para las fotos.
• Fotos: de preparación directo al punto de fotos, lista de tomas completa, control de calidad antes de mover el coche.
• Precio y descripción: introducidos mientras se procesan las fotos.
• Online: ficha y portales comprobados el mismo día.
• Seguimiento: si el coche envejece, revisar precio, fotos y visibilidad.

Viernes – La revisión

El viernes por la tarde Andrés abre las mismas dos pantallas que el lunes. Esta vez la lista de coches listos pero invisibles es corta: un coche fotografiado el jueves por la tarde, con las fotos ya procesadas. El reacondicionamiento sigue teniendo sus problemas, los recambios siguen llegando tarde y un Tiguan sigue esperando un parabrisas. Pero los días entre coche limpio y coche online ya no son los que pierde sin darse cuenta.

Esa es la parte del trabajo para la que está pensado CarTake: captura guiada en la campa, procesado y entrega, y las mismas fotos alimentando la ficha, el vídeo, la vista 360° y los anuncios. Andrés sigue decidiendo qué comprar, qué reacondicionar y a qué precio. Solo que ya no espera las fotos.